Una idea nace siempre de un sueño, de una aspiración que ronda nuestras cabezas. Creemos que con ella nos podemos ganar la vida y contribuir con talento al desarrollo de la sociedad en general. Aspiramos a formar un equipo de trabajo que se comprometa con una causa común. Nuestras ideas deben tener como fin ayudar al otro y facilitar la vida diaria de todos. Sin embargo, para lograrlo debemos conocer algunos métodos, conceptos y acciones que nos ayudarán a darles forma y orden, eso es, a grandes rasgos, la gestión de proyectos.
Índice
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. Fases de la Gestión de Proyectos
4. Metodologías de Gestión de Proyectos
6. Metodologías Basadas en el Procesos
1. ¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es una serie de esfuerzos que se enfocan en crear un producto, servicio o alcanzar una meta. Dentro de las características más comunes con las que debe contar están el tiempo y las etapas de cada fase. Todo lo anterior requiere planificación, organización, ejecución y control, de acuerdo a unos parámetros establecidos y considerando los recursos asignados.
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos se refiere a todas las acciones, herramientas y planificaciones que se llevan a cabo para el desarrollo de un proyecto y el cumplimiento de sus objetivos. Hotmart, describe una serie de beneficios derivados de una adecuada planificación que los resumimos así:
2.1. Mejora la capacidad operativa del proyecto
Una tarea que se realice en forma desorganizada y sin control va rumbo al fracaso. La gestión de proyectos contribuye a mejorar el funcionamiento, desempeño y productividad en cada fase. Esto implica lograr hacer más cosas en el menor tiempo posible, optimizando al máximo los recursos de los que dispones.
2.2 Manejo de recursos disponibles
La culminación exitosa de un proyecto depende de los recursos con los que se cuenta. Piensa por un momento: si trabajas en una panadería y a mitad de semana te quedas sin harina, huevos y mantequilla, la materia prima que utilizamos para hacer pan, el negocio deberá parar la producción y cerrar luego de terminar sus existencias.
Es fundamental hacer una proyección de ingresos y gastos antes de iniciar cualquier proyecto que implique, por ejemplo, ventas de bienes materiales. Lo mismo ocurre cuando se ofrecen servicios ¿Cuánto puedo pagar por determinadas horas de trabajo?, ¿Qué voy a ofrecer y en cuánto tiempo, las respuestas a esto permitirán reducir gastos o reasignar recursos según tus ingresos
2.3. Una idea o negocio con una visión conjunta
Uno de los principales desafíos en la fase de ejecución de un proyecto es conectar todas sus etapas y obtener un resultado en donde todo funcione de manera articulada y cohesionada. De esta manera es más fácil identificar sus fallas y puntos de mejora. Para seguir con el ejemplo de la panadería: los panes del tipo A deberán tener el mismo tamaño, los mismos ingredientes y deberán verse iguales en el mostrador, también tendrán un precio determinado.
2.4. Reacciones rápidas ante demandas cambiantes
La creación de un proyecto personal o profesional también implica que las cosas no salgan como esperábamos. El consumidor de hoy en día es una persona mucho más informada y consciente de lo que quiere. La gestión de proyectos organiza toda una cadena de trabajo para que, ante situaciones inesperadas puedas realizar adaptaciones o cambios sobre la marcha, más no destruir el proceso como tal.
3. Fases de la gestión de proyectos
El inicio de un proyecto trae consigo, grandes cantidades de trabajo, organizarlo por fases o etapas es lo ideal para no sentirte abrumado ni agobiado.
Fase 1: El inicio del proyecto.
La primera fase de un proyecto empieza al evaluar el valor, la viabilidad y rentabilidad del plan. Esta etapa contempla analizar todos los detalles de tu idea o negocio, como, por ejemplo, costos asociados, posibles riesgos, inversión inicial disponible, análisis de la competencia, entre otras cosas
Si estás empezando un nuevo negocio sería ideal que escribas todo esto en un documento que esté siempre a la vista. Comprometerse a trabajar diariamente en orientado hacia metas y objetivos medibles es el camino inicial.
Fase 2: Planificación del proyecto
Esta fase es muy importante. La planificación de una mala estrategia de negocio, ignorando cuestiones importantes como: costos, licencias o permisos necesarios para vender un producto, por ejemplo, el proyecto podría resultar en un fracaso comercial. El objetivo de esta etapa es construir un plan de acción completo para formular el negocio. Esto supone:
- Analizar en detalle el alcance del proyecto.
- Hacer estimaciones de inversión de tiempo y dinero, así como de los conocimientos necesarios para poner el proyecto en marcha.
- Definir un plan aplicando las metodologías cualitativa o cuantitativa según convenga
Fase 3: Ejecución del proyecto
Aquí se despliega todo el “know how” del proyecto., es decir, saber cómo hacer las cosas: Conocer todas las técnicas y formas para administrar recursos y gestionar procesos En esta etapa se define el flujo de trabajo (workflow), se asignan y ejecutan las tareas necesarias para operar y se corrigen las actividades inconvenientes para el proyecto.
Fase 4: Seguimiento y control
Es aquí donde se se verifica el cumplimiento de lo planificado y aplican cambios o modificaciones a nuevas ideas que puedan surgir
Fase 5: Cierre del proyecto
Un proyecto concluye cuando se obtiene un desenlace, que puede ser el éxito o lograr tus objetivos. Se habla de un fracaso cuando las necesidades que cubría tu proyecto dejaron de existir o se convirtieron en irrelevantes. En este punto, el proyecto puede ampliarse o renovarse. Retomando el ejemplo del pan, de acuerdo al resultado pueden abrirse nuevas cadenas de venta o bien incursionar en nuevas recetas en función del mercado.
A simple vista esto puede parecer algo complejo, tedioso y fácil de conseguir, solo en grandes empresas, pero la mejor manera de concretar un emprendimiento es dividirlo en las fases antes descritas, de esta manera será más manejable, realizable y que pueda sostenerse en el tiempo.
4. Metodologías para la gestión de proyectos
Adoptar una metodología específica en la gestión de proyectos permite aplicar una serie de criterios objetivos a las decisiones que debemos tomar, dejando de lado las subjetividades que son parte de todo proyecto.
Además, permite intercambiar experiencias y buenas prácticas, mejora la comunicación con tu equipo de trabajo, estandariza las actividades a realizar en cada fase, reduciendo la burocracia y trámites operativos incensarios, lo que a su vez mejora el rendimiento de los equipos de trabajo y motiva a los empleados a comprobar que el éxito del emprendimiento está en sus manos. Finalmente tomaremos algunas ideas de Wrike para describir las metodologías más usadas dentro de la gestión de proyectos, para que puedas identificar la que mejor se adapta a las necesidades de tu emprendimiento o negocio.
4.1. Metodología en cascada
¿Cómo se planifica un proyecto?, ordenando las tareas que conducen a una entrega final y trabajando en ellas paso a paso. Esto se llama metodología en cascada: el método tradicional para gestionar proyectos y el más fácil de entender. Una tarea debe completarse antes de comenzar la siguiente, en una secuencia conectada de elementos que se suman al producto final. Es un método ideal para proyectos cuyo resultado son objetos físicos (edificios, computadoras o pan)
El punto fuerte de esta metodología de proyecto está en que cada paso se planifica previamente. Es un método sencillo, pero cualquier cambio en las necesidades y prioridades de los clientes es difícil de gestionar lo que la hace previsible pero poco flexible.
4.2. Método de la ruta crítica (CPM) Critical Process Management
El método de la ruta crítica se desarrolló en la década de 1950 y se basa en el concepto de que hay algunas tareas que no se pueden comenzar hasta que se haya completado una anterior. Estas tareas adquieren sentido en cadena, es decir funcionan juntas de principio a fin, lo que a su vez determina la ruta crítica
Identificar y centrarse en esa ruta crítica permite a los gestores de proyectos priorizar y asignar recursos para realizar el trabajo más importante y reprogramar cualquier tarea de menor De esta manera, si es necesario realizar cambios en el cronograma del proyecto, puedes optimizar el flujo de trabajo de tu equipo sin poner en riesgo los resultados finales.
5. Metodologías Agile
Las metodologías de gestión de proyectos Agile están aumentando su popularidad gracias al mayor ritmo de innovación y un entorno empresarial altamente competitivo. En general, las metodologías Agile priorizan los ciclos iterativos más cortos y la flexibilidad.
La esencia de la metodología Agile se desarrolló en la década del 2000 con base en 4 valores:
- Personas e interacciones por encima de herramientas y procesos
- Software funcional por encima de documentación exhaustiva
- Colaboración con el cliente por encima de negociación contractual
- Respuesta ante el cambio por encima de seguir un plan
Pretende entregar valor y colaborar con los clientes. Actualmente, la palabra ágil (Agile) puede referirse a estos valores, así como a los marcos para implementarlos, que incluyen: Scrum, Kanban, Extreme Programming y el marco de proyectos adaptativo.
Cosas en común de estas metodologías para la gestión de proyectos
El cliente aclara los objetivos del proyecto. La entrega final puede cambiar a medida que avanza el proyecto. El equipo del proyecto trabaja en ciclos iterativos (es decir que se repiten), evaluando siempre los resultados al final. Según los resultados de estas evaluaciones, la entrega final se puede modificar para responder mejor a las necesidades del cliente. La colaboración continua es trascendental tanto de los miembros del equipo como de las partes interesadas.
5.1. Metodología Scrum
En la metodología Scrum, un pequeño equipo es dirigido por un maestro Scrum cuya labor consiste en eliminar todos los obstáculos para realizar el trabajo de manera más eficiente. El equipo trabaja en ciclos cortos de dos semanas llamados «sprints», aunque los miembros del equipo se reúnen diariamente para hablar de lo que se ha hecho y dónde hay obstáculos que deben eliminarse. Esta metodología de gestión de proyectos permite un desarrollo rápido y pruebas, especialmente en equipos pequeños.
5.2. Metodología Kanban
Kanban es otro marco para implementar las metodologías Agile con base en la capacidad de un equipo para hacer el trabajo. Se originó en las fábricas de Toyota durante la década de 1940 e inicialmente era un sistema visual de tarjetas («kanban») utilizado por un departamento para indicar que su equipo estaba listo para recibir más materias primas y que tenía más capacidad para producir.
Esta metodología de gestión de proyectos con un enfoque visual es adecuada para trabajos que requieren un rendimiento constante. Los equipos del proyecto crean representaciones visuales de sus tareas con notas adhesivas y pizarras (o versiones virtuales que se pueden usar en línea), y mueven las notas o tareas a través de etapas predeterminadas para ver el progreso a medida que se produce e identificar dónde surgen obstáculos.
6. Metodologías basadas en el procesos
A continuación, están las metodologías de gestión de proyectos que prácticamente se desvían hacia las áreas de gestión de procesos de negocio (BPM, por sus siglas en inglés), donde cada método se centra en el trabajo como un conjunto de procesos.
6.1. Lean
Lean es una metodología de gestión de proyectos centrada en la racionalización y la eliminación de desperdicios. El primer paso es desglosar el proceso de trabajo para identificar y eliminar atascos, retrasos y todas las formas de desperdicio. El objetivo es hacer más con menos: entregar valor al cliente empleando menos mano de obra, menos dinero y menos tiempo.
6.2. Six Sigma
Six Sigma es una metodología de gestión, basada en estadísticas que busca mejorar la calidad de un proceso midiendo los defectos o errores presentes y eliminando la mayor cantidad posible. Por lo tanto, un proceso puede alcanzar una calificación de Six Sigma si el 99,99966 % del producto final (el entregable de tu proyecto) está libre de defectos.
6.3. Gestión de proyectos basada en procesos
La gestión de proyectos basada en procesos es una metodología de proyectos que alinea todos los objetivos del proyecto con el propósito y los valores corporativos más amplios de una empresa. Todas las metas y tareas del proyecto siguen siendo estratégicas y deben alcanzar los objetivos corporativos más amplios. Entre los pasos concretos involucrados cabe mencionar: definir el proceso, establecer métricas, medir procesos y ajustar objetivos cuando estos resultan inestables, planificar mejoras e implementarlas.
Esperamos que estos conceptos y métodos condensados en esta breve síntesis te ayuden a identificar en qué fase de tu proyecto te encuentras, así como qué puedes mejorar e implementar de acuerdo a las necesidades de tu público objetivo y del emprendimiento mismo. Además, aunque suene complejo, no lo es, pues se trata de esquemas de organización que permiten aclarar tu mente, priorizar tareas en cada fase y afinar funciones dentro de tu equipo para lograr flujos de trabajo sólidos en función de objetivos comunes.
