Cuando tomas medidas para priorizar el trabajo pasas de ser un profesional reactivo a proactivo. Establecer prioridades en los proyectos se puede hacer a través de una lista de tareas que te ayude a identificar lo que necesitas que se haga primero. Esto es de vital importancia en el marco de la gestión de proyectos
Puede parecer un consejo obvio, pero en medio de la urgencia, muchas veces lo olvidamos. Hay que tener en cuenta que añadir más pendientes a tu lista no siempre significa un trabajo de mayor valor. Aquí te proponemos algunas reflexiones.
1. No hay ninguna persona ni equipo que pueda hacer todo.
Te lo repetimos, añadir más tareas a la lista no te hace más productivo. En lugar de ello, entiende cuándo parar, identifica las tareas de alto impacto y enfócate en resolverlas. Uno de los principales enemigos de la proactividad son aquellos colaboradores que creen hacer todo o aportar en todas las áreas.
La mayoría de las veces frenan las tareas o generan un desgaste en el equipo. No solo debes enfocarte en tus prioridades, también es importante priorizar en lo que eres bueno y brinda un aporte al equipo.
2. Ponte metas: elemento clave para establecer prioridades en los proyectos
Conversa con tu equipo de trabajo para plantearte objetivos en un tiempo determinado. Estos objetivos deben estar conectadas con las prioridades previamente establecidas, por ejemplo:
Si tu prioridad es bajar de peso para el verano, deberás acudir a un nutricionista que oriente y mejore tus hábitos alimenticios, esto deberá ir acompañado de ejercicio constante. Si la época de verano empieza en tres meses, deberás integrar estas actividades a tu día durante un tiempo determinado.
Lo mismo ocurre con el trabajo. Supongamos que quieres aumentar las ventas de tu negocio, ¿Qué objetivos te plantearías para alcanzar esta meta? Mayor inversión en publicidad, depurar o abrir nuevos canales de comunicación e identificar cuál de esos canales es el que más utiliza tu público objetivo serían dos acciones a mediano plazo.
3. Si la meta es muy grande, divídela en pequeñas tareas.
Aumentar las ventas puede ser el objetivo de cientos de negocios, pero primero puedes identificar y resolver pequeños problemas que impiden cumplirlo: infraestructura tecnológica obsoleta (conexión a internet deficiente, software y hardware desactualizados) es una de las razones más frecuentes.
Evita caer en lo que muchos llaman “la tiranía de lo urgente”. Tomate un tiempo para un café durante el trabajo, adquiere plena conciencia de tus responsabilidades, así como de tus posibilidades de acción dentro un grupo es cierto que las prioridades en el trabajo pueden cambiar de un momento aprende a diferenciar lo importante de lo urgente
- LO IMPORTANTE: Toda tarea que te dirige hacia un objetivo y está en relación con un propósito
- LO URGENTE: Toda tarea cuya fecha límite está cerca.
Estos conceptos, tomados del portal rumbo eficiente se complementan con la matriz de Eisenhower que es un método para organizar tareas. Sigue estos consejos y verás como establecer prioridades en los proyectos puede impulsar tu proactividad y eficiencia.
